BALIABIDEEN EGUTEGIA


Crear un calendario para una sala o un espacio compartido
Si gestionas un espacio compartido (una sala de reuniones o una cancha de baloncesto, por ejemplo), puedes crear un calendario para ese espacio y dejar que la gente reserve horas en él.

Nota: Si utilizas Google Calendar en tu trabajo, escuela u organización, consulta las instrucciones para añadir recursos a un evento de trabajo o de estudio.
Crear un calendario para un espacio compartido
  1. Abre Google Calendar en un ordenador. No se pueden crear calendarios compartidos con la aplicación Google Calendar para móviles.
  2. Ve al apartado "Mis calendarios" del lateral izquierdo.
  3. A la derecha de "Mis calendarios", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo > Crear nuevo calendario.
  4. Escribe el nombre del calendario y añade los datos que quieras.
  5. Baja al final de la página y haz clic en Crear calendario.
  6. En el apartado "Mis calendarios", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo que hay al lado del nombre del nuevo calendario y luego en Configuración del calendario.
  7. En el apartado Aceptar invitaciones automáticamente, elige el ajuste más adecuado para tu espacio.
  8. Ve al final de la página y haz clic en Guardar.
  9. En el apartado Mis calendarios, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo que hay al lado del nombre del calendario nuevo y luego en Compartir este calendario.
  10. Haz público tu calendario o compártelo con las direcciones de correo electrónico que quieras.
  11. Ve al final de la página y haz clic en Guardar.

Crear recursos

¿Qué es un recurso de calendario? Un recurso de calendario es cualquier elemento que reserves, excepto los eventos. El ejemplo más común es una sala de reuniones. Otros ejemplos de recursos de calendario son proyectores, coches de empresa, oficinas para invitados, espacios de trabajo silenciosos, espacios de ocio, material o equipo, así como cualquier otro recurso que reserven las personas de tu organización.

Para añadir los recursos que los usuarios de tu dominio podrán después programar en sus calendarios:

  1. Inicia sesión en Consola de Administración de Google.
  2. Haz clic en Aplicaciones > G Suite > Calendar > Recursos.
    ¿Dónde está?
  3. Haz clic en Crear un nuevo recurso.
  4. Introduce el nombre, el tipo y la descripción del recurso.
    Te sugerimos que sigas las recomendaciones para asignar nombres a los recursos para que los usuarios puedan encontrar los recursos más fácilmente.
  5. Haz clic en Guardar cambios.
Pasos siguientes: Una vez que hayas creado un recurso, deberías:
  1. Añadir el recurso a tu lista Mis calendarios para luego poder administrarlo.
  2. Compartir el recurso con los usuarios que desees.
  3. Probar a programar el recurso. Recuerda que puede que los usuarios deban esperar hasta 24 horas para poder programar un recurso creado recientemente.

Cómo administrar recursos
Esta función no está disponible en la edición gratuita heredada de Google Apps.
Para administrar un recurso de calendario de la organización (p. ej., una sala de reuniones), primero debes añadir el recurso en cuestión a tu lista Mis calendarios.
Si el recurso que buscas todavía no existe, créalo antes de continuar.

Para añadir un recurso a tu lista "Mis calendarios":

  1. Accede a tu calendario como administrador.
  2. Haz clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a Otros calendarios y selecciona Explorar calendarios interesantes.
  3. Haz clic en la pestaña Más.
  4. Haz clic en Recursos de <tu dominio>.
  5. Busca el recurso que quieras añadir y haz clic en Suscribirse.

    Puesto que eres administrador, el recurso aparece ahora en tu lista Mis calendarios. Si los usuarios siguen estos pasos, el recurso aparecerá en su lista Otros calendarios. Aquí podrán verlo, pero no modificarlo ni administrarlo.

Una vez añadido el recurso a tu lista Mis calendarios, utiliza el menú desplegable junto a él para compartirloobtener notificaciones relacionadas o modificar su configuración.


Compartir recursos

Una vez que hayas creado un recurso como, por ejemplo, una sala de reuniones o un vehículo de empresa, compártelo con tus usuarios, que podrán programarlo después añadiéndolo a sus eventos de calendario.
Compartir un recurso
  1. Con tu cuenta de administrador, accede a Google Calendar.
  2. En Mis calendarios, a la izquierda, localiza el recurso. Si aún no aparece ahí, añádelo a tu lista "Mis calendarios".
  3. Comparte el calendario del recurso.

    Si quieres que solo algunos usuarios puedan reservar un recurso, compártelo solo con ellos desmarcando la opción para compartir recursos con toda la organización. Solo las personas con las que hayas compartido el recurso podrán ver cuándo está disponible. Aunque todos los demás usuarios podrán ver el recurso, aparecerá como si estuviera siempre reservado.

    Importante: Si no permites la reserva de recursos libres/ocupados en tu organización, comparte el recurso con el permiso Consultar los detalles de todos los eventos u otro más amplio. De lo contrario, los usuarios podrán intentar programar el recurso, pero este siempre rechazará el evento.
  4. Comprueba que los usuarios pueden programar el recurso que acabas de compartir.


Añadir un recurso a un evento
  1. Abre Google Calendar en un ordenador.
  2. Crea o abre un evento.
  3. En el lateral derecho, haz clic en Salas, etc.

    Nota: Solo ven el enlace "Salas, etc." los usuarios de cuentas de trabajo, de centros académicos o de otras organizaciones. Sigue las instrucciones para crear un calendario para una sala o un espacio compartido.

  4. Haz clic en Añadir al lado del recurso que quieras. Si no ves el recurso en la lista, usa el cuadro de búsqueda "Filtrar sala".
  5. Hacer clic en Guardar. Las demás personas de tu organización no podrán reservar ese recurso a la misma hora que tú. 

An available resource is declining my events

Si intentas reservar un evento con un recurso que parece libre, pero que luego rechaza la reserva, prueba estas dos soluciones:

  • Eventos periódicos: comprueba que el recurso esté disponible como mínimo para un tercio de los eventos, y que no esté ocupado más de 5 veces.
  • Eventos únicos: pide a tu administrador que cambie las opciones para compartir del recurso por "Consultar los detalles de todos los eventos", o que te dé permiso para reservar ese recurso en concreto.

Recibir una notificación cuando se actualice un recurso

Puedes configurar las notificaciones de modo que recibas un correo o un SMS cuando se programe, actualice o cancele un recurso. También puedes pedir la agenda diaria del recurso.

  1. Abre Google Calendar en un ordenador.
  2. A la derecha de "Otros calendarios", haz clic en el menú desplegable Flecha hacia abajo > Explorar calendarios interesantes > Más > Recursos de mi organización.
  3. Al lado del recurso cuyas actualizaciones quieras recibir, haz clic en Suscribirse. Así añades el recurso a tu lista "Otros calendarios".
  4. Haz clic en Volver al calendario.
  5. En la lista "Otros calendarios", a la derecha del recurso, haz clic en el menú desplegable Flecha hacia abajo > Notificaciones.
  6. Elige cómo quieres recibir las notificaciones.
  7. Hacer clic en Guardar.
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